APPLICATION AU SYNDIC DES PENALITES DE RETARD EN CAS D’ABSENCE DE TRANSMISSION DES PIECES :
COMMENT FAIRE ?
L’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit, depuis la loi « ELAN », une sanction financière en cas d’inexécution par le syndic de son obligation de transmettre les documents demandés par le conseil syndical.
Ainsi, le syndic récalcitrant devra imputer sur sa rémunération forfaitaire annuelle, lors de l’établissement des comptes définitifs à soumettre à l’assemblée générale pour approbation, des pénalités de retard dont le montant a été fixé à QUINZE EUROS par jour de retard (décret n° 2020-1229 du 7 octobre 2020, art. 2).
À défaut pour celui-ci de liquider spontanément ces pénalités, le président du conseil syndical pourra l’y contraindre par décision de justice.
Il est en effet habilité, par l’article 21 précité, à demander au président du tribunal judiciaire, statuant selon la PROCEDURE ACCELEREE AU FOND (PAF), la condamnation du syndic au paiement de ces pénalités au profit du syndicat des copropriétaires.
Cette action peut être exercée sans que le président du conseil syndical ait à obtenir une autorisation de l’assemblée générale et devra être précédée d’une dernière mise en demeure au syndic de régulariser amiablement la situation.
ATTENTION ! Si le montant du litige n’excède pas 5000 €, et compte tenu de l’absence de précisions dans les textes actuels, il est prudent de procéder à une tentative de résolution amiable du litige en saisissant une conciliation ou un médiateur de justice avant de saisir le tribunal. A défaut, votre demande risque d’être déclarée irrecevable par le juge.
Toutefois, vous serez dispensé de cette obligation dans les cas suivants :
1° Si l’une des parties au moins sollicite l’homologation d’un accord ;
2° Lorsque l’exercice d’un recours préalable est imposé auprès de l’auteur de la décision ;
3° Si l’absence de recours à l’un des modes de résolution amiable mentionnés au premier alinéa est justifiée par un motif légitime tenant soit à l’urgence manifeste, soit aux circonstances de l’espèce rendant impossible une telle tentative ou nécessitant qu’une décision soit rendue non contradictoirement, soit à l’indisponibilité de conciliateurs de justice entraînant l’organisation de la première réunion de conciliation dans un délai supérieur à trois mois à compter de la saisine d’un conciliateur ; le demandeur justifie par tout moyen de la saisine et de ses suites ;
4° Si le juge ou l’autorité administrative doit, en application d’une disposition particulière, procéder à une tentative préalable de conciliation ;
5° Si le créancier a vainement engagé une procédure simplifiée de recouvrement des petites créances, conformément à l’article L. 125-1 du code des procédures civiles d’exécution.
Ceci précisé, et en cas d’échec des démarches précédentes, comment le Président du Conseil Syndical doit-il procéder pour mettre concrètement en place cette procédure ?
Voici un schéma expliquant les différentes étapes à respecter :
Réservation d’une date d’audience (date et heure) auprès du greffe
du tribunal judiciaire du lieu de la situation de l’immeuble
La demande peut être faite par téléphone, télécopie ou par voie électronique.
Cette date d’audience doit être reportée sur l’assignation.
Rédaction de l’assignation
Si le litige est inférieur à 10000 €, la représentation par avocat n’est pas obligatoire donc, c’est le Président du Conseil Syndical qui devra rédiger l’assignation en respectant les prescriptions du code de procédure civile à peine de nullité (Modèle de lettre d’Assignation ).
Il faudra impérativement annexer à l’assignation les pièces de votre dossier listées et numérotées
(dans un document appelé bordereau récapitulatif).
Envoi par mail de l’assignation à un huissier (ou commissaire de justice) du lieu où siège le syndic afin que l’assignation lui soit délivrée
Renvoi au Président du conseil syndical par l’huissier (ou commissaire de justice) du second original de l’assignation
Dès réception du second original, le Président du conseil syndical doit l’envoyer au greffe du tribunal judiciaire en demandant l’enrôlement de l’assignation
C’est à partir de cet enrôlement que le tribunal est officiellement saisit.
L’envoi au greffe doit être fait de préférence en lettre recommandée avec accusé de réception.
IMPORTANT :
1/ la copie de l’assignation doit être déposée au plus tard QUINZE JOURS avant la date de l’audience
2/ il faudra envoyer en lettre recommandée avec accusé de réception une copie de vos pièces au syndic AVANT l’audience pour que le débat puisse être contradictoire.
Déroulement de l’audience
La procédure a un caractère oral ce qui impose la présence physique des parties à l’audience(1) à peine d’irrecevabilité de leurs écritures.
(1) Les parties peuvent donner leur accord pour que la procédure se déroule sans audience dans l’acte d’assignation ou à tout moment de la procédure par déclaration remise ou adressée au greffe indiquant et justifiant de l’identité de chacune des parties ayant donné son accord.
Le juge organise les échanges entre les parties qui formulent leur moyen et prétention par écrit par courrier recommandé avec avis de réception.
Les parties doivent respecter le calendrier de procédure et procéder aux échanges indiqués avant la date, fixée par le juge, de communication au greffe des prétentions, moyens et pièces de chacune des parties. À cette date, le greffe informe les parties de la date du délibéré.
Toutefois, s’il l’estime nécessaire ou si une partie en fait la demande, le juge peut toujours décider de tenir audience.
Condamnation du syndic à verser les pénalités dues « sous astreinte »
Le jugement est exécutoire de droit (sauf décision contraire du juge).
IMPORTANT : il faudra faire valider les astreintes devant le tribunal pour pouvoir être indemnisé.
Voies de recours ouvertes aux parties au procès
Le délai de contestation du jugement par voie d’appel ou d’opposition est de QUINZE JOURS à compter de la signification du jugement par huissier ou commissaire de justice(2)
(2)La décision rendue par le premier président de la cour d’appel ou le jugement rendu en dernier ressort en raison du montant de la demande n’est pas susceptible d’appel.